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Wie kommen Daten sicher von A nach B? Das ist eine Frage, die im Alltag immer wieder auftaucht. Während es innerhalb und zwischen kirchlichen Einrichtungen in der Regel einfach per Mail geht, braucht es vor allem im karitativen und diakonischen Bereich Strategien, wie man niederschwellig und nutzungsfreundlich Daten sicher mit Klient*innen und Behörden austauscht.
Was in der Regel nicht funktioniert, ist weniger gebräuchliche oder komplizierte technische Wege vorzugeben. Lösungen, die in der Praxis auch tatsächlich funktionieren, sollten im Idealfall Bordmittel einsetzen. Zum Glück geht das.
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Mit der Neufassung der Durchführungsverordnung zum Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG-DVO) hat der kirchliche Gesetzgeber ein klares Signal gesetzt: Die Übermittlung personenbezogener Daten per Fax ist seit dem 1. 3. 2026 grundsätzlich unzulässig. So lautet die Kernaussage des § 25 KDG-DVO, der in vielen Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens derzeit für erhebliche Diskussionen sorgt.
Denn in der Praxis ist Fax noch längst nicht verschwunden. Verordnungen, Befunde, Abstimmungen mit Arztpraxen und Apotheken – all das läuft in vielen Einrichtungen nach wie vor über das gute alte Faxgerät. Die zentrale Frage lautet daher: Gilt das Faxverbot absolut? Oder gibt es praktikable Ausnahmen – und wer darf diese überhaupt festlegen?
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Viele Einrichtungen müssen betriebliche Datenschutzbeauftragte bestellen – bei kleineren ist das aber oft keine Pflicht. Dennoch: Betriebliche Datenschutzbeauftragte sind eine bewährte Institution, die eine große Hilfe beim Datenschutzmanagement sind. Deshalb ist es vielerorts üblich, trotz kleiner Einrichtungen freiwillig betriebliche Datenschutzbeauftragte zu ernennen.
Dass das möglich ist, ist in der DSGVO eindeutig geregelt. Im kirchlichen Datenschutzrecht wird es oft genauso gehandhabt – nur: Ein genauer Blick in die kirchlichen Datenschutzgesetze zeigt, dass dort eine eindeutige Regelung fehlt. Wie man diese Lücke schließt, hat erhebliche Auswirkungen auf die Rechte und die Stellung von freiwillig bestellten bDSB.
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Nichts ist für die Ewigkeit – selbst im kirchlichen Datenschutz. Das Prinzip der Speicherbegrenzung ist so zentral wie schwierig umzusetzen. Das gilt erst recht, wenn es keine expliziten Aufbewahrungsfristen gibt.
Im Bereich der Mitarbeitervertretungen gilt das für fast alle Daten, die die MAV in ihren Unterlagen hat. Am Ende braucht es daher begründete Entscheidungen, was warum und wie lange aufbewahrt wird. Mit ein paar praktischen Überlegungen und guter Organisation ist das aber zu schaffen.
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Am ersten März treten das neue Gesetz über den kirchlichen Datenschutz und die neue KDG-Durchführungsverordnung in Kraft. Die gute Nachricht: So vieles ändert sich nicht – und das meiste, was sich ändert, erleichtert das Leben eher.
Dennoch gibt es einige Punkte, die man im eigenen Datenschutzmanagement beachten sollte, damit der Umstieg auf die neue Rechtslage gelingt. Wichtig vor allem: Von den wenigen Änderungen im KDG sollte man sich nicht täuschen lassen – die Arbeit steckt in der Durchführungsverordnung.
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