Nichts ist für die Ewigkeit – selbst im kirchlichen Datenschutz. Das Prinzip der Speicherbegrenzung ist so zentral wie schwierig umzusetzen. Das gilt erst recht, wenn es keine expliziten Aufbewahrungsfristen gibt.

Im Bereich der Mitarbeitervertretungen gilt das für fast alle Daten, die die MAV in ihren Unterlagen hat. Am Ende braucht es daher begründete Entscheidungen, was warum und wie lange aufbewahrt wird. Mit ein paar praktischen Überlegungen und guter Organisation ist das aber zu schaffen.

Speicherbegrenzung und ihre Umsetzung

Personenbezogene Daten müssen »in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist« (§ 5 Abs. 1 lit. e) KDG, sinngemäß § 5 Abs. 1 Nr. 5 DSG-EKD) – im Ergebnis bedeutet das eine Speicherbegrenzung und damit definierte Aufbewahrungsfristen, nach denen eine Löschung erfolgt.

Für die Dauer dieser Fristen gibt es grundsätzlich drei Konstellationen:

1. Gesetzliche Regelung: Es ist explizit geregelt, wie lange Daten aufbewahrt werden müssen.
2. Frist in der Natur der Sache: Wenn der Zweck der Verarbeitung wegfällt, ist die Aufbewahrung nicht mehr erforderlich und damit nicht mehr zulässig.
3. Abwägung: Gibt es weder eine gesetzliche noch in der Natur der Sache liegende Löschfrist, müssen nachvollziehbare Kriterien selbst festgelegt werden. Eine gute Faustregel ist, sich entweder an Amtszeiten oder der allgemeinen gesetzlichen Verjährungsfrist zu orientieren.

Ist die Aufbewahrungsfrist erreicht, müssen Daten sicher gelöscht werden – physische Daten durch Vernichtung, digitale Daten durch Löschung, beides mit Verfahren, die dem Stand der Technik und dem jeweiligen Risiko entsprechen. Unter Umständen kann statt einer Löschung auch die Übergabe an ein (offizielles) Archiv erfolgen, bisweilen ist die Anbietung an ein Archiv sogar Pflicht (»Archivierung als Löschsurrogat«).

Datenschutzrecht betrifft nur personenbezogene Daten. Für Datenbestände, die keine personenbezogenen Daten enthalten, gibt es daher auch keine Speicherbegrenzung.

Aufbewahrungsfristen in MAVO und MVG-EKD

Die kirchlichen Mitarbeitendenvertretungsgesetze enthalten kaum Regelungen zu Aufbewahrungsfristen. Einige wenige Dinge sind aber doch geregelt.

Katholische Kirche – MAVO

• Eindeutig geregelt ist die Aufbewahrungsfrist für die gesamten Wahlunterlagen zur MAV-Wahl: Sie sind »für die Dauer der Amtszeit der gewählten Mitarbeitervertretung aufzubewahren« (§ 11 Abs. 8 MAVO). Sinnvoll ist daher eine Vernichtung der alten Wahlunterlagen, wenn der Wahlausschuss die Unterlagen zur aktuellen Wahl an die MAV übergibt.
• Protokolle der MAV-Sitzungen sind in § 14 Abs. 6 MAVO geregelt. Die Anfertigung ist eine Pflicht, die die MAV zu erfüllen hat. Daher ist eine Aufbewahrung zumindest über die gesamte laufende Amtszeit erforderlich, damit die MAV ihre Pflichterfüllung nachweisen kann (und auf die Protokolle zurückgreifen kann). Nicht geregelt ist, wie lange darüber hinaus die Protokolle aufbewahrt werden dürfen oder müssen.
• Dienstvereinbarungen sind gemäß § 38 Abs. 4 MAVO schriftlich niederzulegen und von beiden Seiten zu unterzeichnen. Sie dürfen und müssen so lange aufbewahrt werden, wie sie gelten.

Evangelische Kirche – MVG-EKD und Wahlordnung

• Das MVG-EKD regelt den Umgang mit MAV-Unterlagen, die einzelne MAV-Mitglieder in dieser Funktion erhalten und in ihrem Besitz haben. Wenn die Mitgliedschaft in der MAV endet, müssen sie an die MAV übergeben werden, bei einer Einer-MAV an die neue MAV (§ 18 Abs. 5 MVG-EKD). Diese Regelung gilt für alle Unterlagen, nicht nur solche, die personenbezogene Daten enthalten.
• Für Protokolle von MAV-Sitzungen (§ 27 Abs. 1 MVG-EKD) gilt dasselbe wie nach MAVO hinsichtlihc der Aufbewahrungsfristen: Festgelegt ist keine, mindestens für die laufende Amtszeit sind sie aufzubewahren, darüber hinaus ist nichts festgelegt.
• Dienstvereinbarungen (§ 36 MVG-EKD) sind (auch wie nach MAVO) so lange aufzubewahren, wie sie gelten.
• Für Wahlunterlagen zur MAV-Wahl legt § 13 Wahlordnung eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren fest, also ein Jahr länger als die reguläre Amtszeit der MAV. Am ersten Jahrestag der Wahl muss die MAV daher die Wahlunterlagen zur Wahl ihres Vorgängergremiums vernichten.

Faustregeln für Aufbewahrungsfristen

Der Blick in die Gesetze zeigt, dass für die meisten Unterlagen der MAV keine festen Aufbewahrungsfristen vorliegen – insbesondere der Umgang mit Protokollen ist anspruchsvoll, weil sie eine unterschiedliche Arten personenbezogener Daten enthalten: Jedes Protokoll enthält die Namen der MAV-Mitglieder, dazu kommen Namen von Beschäftigten, deren Fälle (z. B. hinsichtlich der Mitbestimmung in Personalangelegenheiten) behandelt werden.

Als Grundsatz für die Aufbewahrung sollte gelten, dass alle Unterlagen so lange aufbewahrt werden, wie ihr Inhalt rechtlich bedeutend ist. Da Protokolle zu führen eine gesetzliche Pflicht ist, die die jeweilige MAV erfüllen muss, ist eine Aufbewahrung in der laufenden Amtszeit immer unproblematisch. Darüber hinaus sollten folgende Erwägungen gelten:

• Dauerhaft aufbewahrt wird, was dauerhaft Geltung hat – das sind insbesondere Dienstvereinbarungen und die Protokolle, die dokumentieren, dass sie gemäß dem vorgeschriebenen Verfahren verabschiedet wurden. Eine Löschung erfolgt erst dann, wenn alle daraus erwachsenden Ansprüche erledigt sind.
• Alles, was finanzielle Relevanz hat, also etwa zum Nachweis von Kostenansprüchen der MAV-Arbeit dient, sollte gemäß der allgemeinen Verjährungsfrist aus § 195 BGB drei Jahre aufbewahrt werden.
• Unterlagen zu einzelnen Maßnahmen (z. B. zur Beteiligung an BEM-Verfahren) sind in der Regel nach Erledigung der Maßnahme zu löschen.
• Unterlagen, die in einem laufenden oder abzusehenden Rechtsstreit relevant sind, werden aufbewahrt, so lange der Rechtsstreit oder -anspruch nicht endgültig erledigt ist. Besonders lange ist die Verjährungsfrist für rechtskräftig festgestellte Ansprüche und Ansprüche aus vollstreckbaren Vergleichen oder vollstreckbaren Urkunden, nämlich 30 Jahre (§ 197 BGB), also auch für arbeitsgerichtliche Beschlüsse und Vergleiche.
• Die Aufbewahrung der Protokolle der jeweils vorigen Amtszeit dürfte zur Sicherung der Kontinuität der Arbeit unproblematisch sein.

Praktische Tipps

Umgang mit MAV-Unterlagen

• Es empfiehlt sich, eine strukturierte Ablage einzuführen, in der bereits beim Anlegen von Unterlagen danach sortiert wird, wie lange die Daten aufbewahrt werden müssen. Das bedeutet insbesondere, dass ein eigener Ordner für Dienstvereinbarungen angelegt wird, in dem alle Dienstvereinbarungen mit allen nötigen Dokumenten abgelegt werden.
• Eine Wissenssammlung kann ohne personenbezogene Daten dauerhaft vorgehalten werden; treten Fälle auf, die beispielhaft sind und die dokumentiert werden sollen, können sie in dieser Wissenssammlung anonymisiert festgehalten werden.
• Protokolle sollten möglichst datensparsam formuliert werden. Namen und andere personenbezogene Daten sollten nur aufgenommen werden, wenn das wirklich erforderlich ist. Regelmäßig nicht erforderlich sind beispielsweise die Namen von Beschäftigten, die Anliegen an die MAV herangetragen haben. Hier genügt es, wenn allgemein formuliert wird. (»Eine Kollegin hat die MAV auf eine willkürliche Genehmigung von Fortbildungsanträgen hingewiesen.«) Ebenfalls nicht erforderlich sind Verlaufsprotokolle mit Benennung der einzelnen Redner*innen. Wenn es für einen Vorgang relevant scheint, den Verlauf in der Sitzung zu dokumentieren, können die Argumente ohne Zuordnung zu Sprecher*innen aufgeschrieben werden.
• In Einrichtungen, die dem jeweiligen kirchlichen Archivrecht unterliegen, dürfte regelmäßig eine Anbietungspflicht vor der Löschung bestehen. Hier sollte Kontakt zum Archiv aufgenommen werden, bevor Daten erstmals gelöscht werden. Ziel ist, mit dem Archiv eine allgemeine Regelung zu finden, ohne ständig anbieten zu müssen.

Umgang mit elektronischer Kommunikation

• Besonders anspruchsvoll sind Löschfristen bei Chats und E-Mail-Konversationen. Hier empfiehlt es sich, in der Geschäftsordnung eine pauschale Löschfrist festzulegen (die teilweise auch automatisiert ausgeführt werden kann), verbunden mit der Bestimmung, dass relevante Inhalte aus Chats und E-Mail-Konversationen im nächsten regulären MAV-Sitzungsprotokoll festgehalten werden (also analog zu Umlaufbeschlüssen).
• Problematisch ist auch der Kontrollverlust, der mit über E-Mail versandten Anhängen einhergeht. Hier ist es sinnvoll, statt eines Anhangs eine Dateifreigabe zu verschicken, die auf die berechtigten Empfänger*innen beschränkt ist und mit einer festgelegten Frist für den Zugriff versehen ist.

Ausstattung des MAV-Büros

• Jede MAV sollte im Büro einen Aktenvernichter oder eine eigene Datentonne haben, mindestens aber unproblematische persönlich darauf Zugriff haben. (»Persönlich« heißt: Selbst vernichten statt jemandem zur Vernichtung übergeben.)
• Hat die MAV keinen eigenen Drucker, muss sichergestellt sein, dass Ausdrucke nicht unbeaufsichtigt im Gemeinschaftsdrucker liegen (in der Regel durch eine PIN oder ein Token, die den Druck erst dann autorisieren und starten, wenn man am Drucker steht).
• Neu gewählten MAV-Mitgliedern kann man einen ansprechend gestalteten (physischen) MAV-Ordner geben, der Datenschutzhinweise enthält und beim Ausscheiden inklusive der darin abgehefteten Unterlagen wieder abgegeben wird.

Fazit

Löschkonzepte sind der Endgegner – kaum eine verantwortliche Stelle hat ein Löschkonzept, das wirklich gut funktioniert und durchgehalten wird. Dennoch sollte man vor diesem Endgegner nicht kapitulieren – schon aus ganz praktischen Gründen: Daten, die man nicht oder nicht mehr hat, kann man auch nicht verlieren.

Die vielen Hinweise in diesem Ratgeber wirken möglicherweise übertrieben und aufwendig – wenn man die Sache aber Schritt für Schritt angeht, etwa beim nächsten Protokoll anfängt, auf Datensparsamkeit zu achten, bei der nächsten Dienstvereinbarung gleich einen Ordner anlegt, dann wächst das Datenschutzmanagement langsam, aber sicher.