Die Novelle der katholischen Kirchlichen Archivordnung (KAO) steht seit Jahren aus. Jetzt ist Bewegung in die Sache gekommen: Ende Mai endete ein Anhörungsverfahren des VDD, in dem Rückmeldungen der Diözesen und ausgewählter Institutionen eingeholt wurden.

Wieder einmal ist das Gesetzgebungsverfahren nicht öffentlich. Mir liegt mittlerweile der Anhörungsentwurf vor, aus Archivkreisen wurde mir die Authentizität bestätigt. Datenschutzfragen nehmen einen bedeutenden Teil der geplanten Änderungen ein.

Allgemeines

Generell sind viele Änderungen Anpassungen ans KDG; die geltende KAO nimmt noch auf die Vorgängernorm, die KDO, Bezug. Dazu kommen begriffliche Klarstellungen, wie sie auch in anderen Gesetzen mittlerweile üblich sind, etwa die ausdrückliche Formulierung »kirchliche Archive« statt »Archive«. Viele Änderungen betreffen auch den weiter gefassten Unterlagen-Begriff, der Sonderregelungen für Digitales entbehrlich werden lässt – dazu unten mehr.

An einigen Stellen wird auf eine zu erstellende »kommentierende Begründung« verwiesen. Derartige Erläuterungen gibt es bereits bei der Grundordnung des Kirchlichen Dienstes in Gestalt der »Bischöflichen Erläuterungen zum kirchlichen Dienst«. Zur Auslegung des kirchlichen Arbeitsrechts sind diese Erläuterungen sehr hilfreich; dass etwas Vergleichbares im kirchlichen Datenschutzrecht fehlt, merkt man immer wieder. Insofern ist es zu begrüßen, dass die KAO eine quasi-amtliche Auslegungshilfe erhalten soll.

Anders als beim Datenschutzrecht, wo es mit DSGVO und BDSG einheitliche staatliche Pendants gibt, bedient sich die KAO nicht nur an einem staatlichen Archivgesetz, sondern nimmt Impulse aus verschiedenen Landesarchivgesetzen auf – dieses Rosinenpicken ermöglicht, aus vielen staatlichen parallelen Regelungen die herauszugriffen, die am gelungensten und passendsten ist.

Eine Sache bleibt gleich: der umständliche volle Name »Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche«. Weiterhin gibt es also keine kirchenrechtlich saubere Terminologie: Bei der KAO handelt es sich – wie beim KDG, das in seiner Vorversion ebenfalls »Anordnung« hieß – um ein bischöfliches Gesetz. Für die Rechtsklarheit wäre es wünschenswert, wenn kirchenrechtlich definierte Gattungen wie »Gesetz« auch da im Namen auftauchten, wo es sich der Sache nach um das handelt.

Organisatorischer Anwendungsbereich

Neu gefasst wird der organisatorische Anwendungsbereich in § 1 Abs. 1, und zwar in Form einer Anpassung an § 3 Abs. 1 KDG; außerdem wird im neuen Abs. 4 eine explizite Regelung zu mehrdiözesanen Rechtsträgern aufgenommen, die ebenfalls dem KDG entnommen ist.

Ausdrücklich nehmen die Anmerkungen auf die Regelung parallel zum KDG Bezug: Bei der KAO handle es sich »zumindest hinsichtlich ihrer datenschutzrechtlichen Regelungen« um eine Spezialvorschrift zum KDG, daher scheine die parallele Regelung »aus Gründen der rechtlichen Klarheit sinnvoll und geboten«. Interessant ist, dass die Anmerkungen damit eingeleitet werden, dass die Bestimmung des Anwendungsbereichs »bis auf Weiteres« so geregelt wird – damit könnte sich andeuten, dass die schon bei der KDG-Novelle nicht in Angriff genommene klare Regelung des Anwendungsbereichs in Bezug auf die »sonstigen kirchlichen Rechtsträger« zumindest mittelfristig angegangen werden soll. (Was genau das Problem ist und dass der Gesetzgeber das zwar bemerkt hat, bislang aber nicht angegangen ist, habe ich anlässlich der KDG-Novelle aufgeschrieben.)

In der Anwendung der KAO ist wichtig, dass trotz der gleichlautenden Regelung nicht automatisch überall die KAO gilt, wo das KDG gilt: Wer nur über einen Satzungsverweis kirchliches Datenschutzrecht anwendet, ohne der bischöflichen Gesetzgebung zu unterliegen oder ohne Anwendung des gesamten kirchlichen Rechts per Verweis, muss die KAO ebenfalls in die Satzung aufnehmen, soll sie gelten.

Weiterhin soll die Regelung aus § 1 Abs. 3 KAO gelten, dass die Ordnung auch für die Archivierung von Unterlagen gilt, die von nicht anbietungspflichtigen Stellen oder Personen übergeben wurden. Dazukommen soll jetzt aber die Bestimmung, dass das nur gilt, »sofern mit diesen nichts anderes schriftlich vereinbart ist« – nicht anbietungspflichtige Stellen haben also künftig eine bessere Verhandlungsposition, wenn sie Archivalien an kirchliche Archive übergeben wollen. Die Anmerkung dazu erwähnt, dass kirchliche Archive bereits jetzt derartige Depositalverträge geschlossen haben und die Neuregelung nur das Gesetz an die gelebte Realität anpasst. Ohnehin verweist § 8 Abs. 4 KAO bereits jetzt auf »Vereinbarungen mit Eigentümern privaten Archivguts«.

Weiterer Unterlagen-Begriff

Die relevanteste Änderung bei den Begriffsbestimmungen gilt dem Begriff der »Unterlagen«, also der Dinge, die archiviert werden. Anstelle einer kleinteiligen Aufzählung heißt es jetzt allgemein, dass Unterlagen »aufgezeichnete Informationen [sind], unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung nötig sind«. Damit werden digitale Unterlagen klarer erfasst als durch die Aufzählung vieler Arten physischer Informationsträger.

Diese Änderung zieht eine Vielzahl von Folgeänderungen nach sich, weil sich aus dem neuen, Digitales umfassenden Unterlagen-Begriff vieles organisch ergibt, was bisher eigens geregelt werden musste im Umgang mit digitalen Medien.

Eine Relevanzschwelle gibt es weiterhin nicht: Der Unterlagen-Begriff umfasst zunächst wirklich alle Unterlagen; »Weglegesachen« gibt es streng genommen weiterhin nicht, auch wenn hier über Verständigungen über die Anbietung doch einiges gelöst werden kann. (Den KAO-kompatiblen Papiermülleimer in einer anbietungspflichtigen Einrichtung habe ich trotz Nichtexistenz von Weglegesachen noch nicht gesehen.)

Wechselwirkungen mit dem Datenschutzrecht

§ 6 Abs. 5 KAO zum Umgang mit personenbezogenen Daten soll künftig zunächst nur die Anbietung regeln, die Übergabe und damit die Regelungen zur Übergabe fallen aus diesem Absatz heraus. Hier sind die Anmerkungen besonders ausführlich, weil weiterhin auch unrechtmäßig erhobene Daten anbietungspflichtig sind. Hier stelle sich die Frage, ob die Erforderlichkeit für im kirchlichen Interesse liegende Archivzwecke anders zu bewerten sei als bei anderen personenbezogenen Daten. »Jedenfalls darf das Interesse der Kirche nicht per se über das Recht betroffener Personen gestellt werden. Ggf. muss eine vermittelnde Lösung gefunden werden.«

In den Anmerkungen zeigt sich wohl eine kontroverse Diskussion bei der Entstehung des Anhörungsentwurfs:

»Weitere Hinweise/Überlegungen:

• Unzulässig gespeicherte Daten stellen eine erhebliche Verletzung persönlicher Belange dar; bei den ausführenden Stellen ist unrechtmäßiges Handeln zu konstatieren!
• Aber: Die Löschung unzulässig gespeicherter Daten
  • verfälscht den Kontext
  • benachteiligt Betroffene, denen der Nachweis für eine unrechtmäßige Handlung ihnen gegenüber genommen wird
  • exkulpiert Täter, die für unrechtmäßiges Handeln nicht (mehr) zur Rechenschaft gezogen werden können
  • die Löschverpflichtung fördert unrechtmäßiges Handeln
  • verhindert Forschung gerade an den Momenten gesellschaftlicher Veränderungen, die historisch interessant sind.
• Eventuellen Bedenken gegen Anbietung, Übergabe und Archivierung unrechtmäßig erhobener personenbezogener Daten kann auf Arbeitsebene Rechnung getragen werden, indem klare und praktikable Festlegungen getroffen werden, wie bereits unzulässig gespeicherte Daten gekennzeichnet und gesichert werden.
• Unabhängig davon können bereits bei der kirchlichen Stelle einzelne Schriftstücke gelöscht /vernichtet werden, wenn sie mit Blick auf eine spätere Archivierung eindeutig unerheblich sind.«

Daten, die durch § 203 Abs. 1 StGB geschützt sind, also unter anderem Seelsorger*innen anvertraute Geheimnisse, dürfen künftig nur in anonymisierter Form angeboten werden. Damit wird eine Regelung in Anlehnung an § 4 Abs. 2 Satz 3 ArchivG Ba-Wü getroffen. Spezielle Regelungen für besondere Kategorien personenbezogener Daten gibt es nicht.

Bei den Kriterien für die Archivwürdigkeit sollen personenbezogene Daten besonders geschützt werden. An den bisherigen § 6 Abs. 8 KAO (in neuer Nummerierung Abs. 9) soll ein neuer Satz 2 ergänzt werden:

»Personenbezogene Daten im Sinne des Absatz 5 Satz 1 dürfen nur dann als archivwürdig bewertet werden, wenn die archivarische Prüfung ergibt, dass ihre Verarbeitung erforderlich ist für im kirchlichen Interesse liegende Archivzwecke, eine Löschung der personenbezogenen Daten die Verwirklichung dieser Zwecke voraussichtlich unmöglich machen oder beeinträchtigen würde und schutzwürdige Belange betroffener Personen oder Dritter angemessen berücksichtigt werden.«

Unterlagen mit personenbezogenen Daten müssen besonders gesichert werden. Da dazu keine weiteren Ausführungen gemacht werden, dürften technische und organisatorische Maßnahmen, wie sie sich aus dem Datenschutzrecht ergeben, diese Bestimmung erfüllen.

Die Betroffenenrechte wurden auf Angehörige Verstorbener ausgeweitet: § 8 Abs. 4 (vorher Abs. 5) erhält zusätzlich die Regelung, dass Angehörige ein Recht auf Auskunft und Einsichtnahme haben, aber nur dann, wenn ein berechtigtes Interesse besteht und Verfügungen oder der mutmaßliche Wille der verstorbenen Person nicht entgegenstehen.

Schutzfristen

Die Schutzfristen in § 9 wurden generell an staatliche Fristen angepasst und damit größtenteils verkürzt:

• Allgemeine Schutzfrist von 40 auf 30 Jahre
• Schutzfrist bei personenbezogenen Daten grundsätzlich von 40 auf 30 Jahre, aber nicht vor diesen Zeitpunkten in Bezug auf die betroffene Person oder bei Gruppen der letztgeborenen oder -verstorbenen Person:
  • 10 statt 30 Jahre nach dem Tod
  • 110 statt 120 Jahren nach der Geburt
  • 60 statt 70 Jahre nach Entstehung, falls Geburts- und Todesdatum nicht bekannt sind
• Weiterhin 60 Jahre bei besonderen kirchlichen oder staatlichen Geheimhaltungsvorschriften

Gestrichen wurde die besondere Frist von 60 Jahren für bischöfliche Amtsakten und Nachlässe, da die bisherige Regelung sachfremd am Erzeuger, nicht an den betroffenen Personen anknüpfe. Eine sachliche Begründung konnten die Autor*innen des Entwurfs für die längere Frist nicht erkennen: »Im Ergebnis dürfte es sich um eine rein politische Regelung handeln, die in der Öffentlichkeit nicht mehr erklärbar ist.«

Grundsätzlich sind die abgebenden Stellen selbst weiterhin nicht an die Schutzfristen für ihr eigenes Material gebunden. Eingeschränkt wird dies aber für Unterlagen, die statt einer Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ans Archiv übergeben wurden.

Eine Verkürzung der Schutzfristen kann künftig nicht nur der Ortsordinarius genehmigen, sondern bei von nicht anbietungspflichtigen Stellen übergebenen Unterlagen auch die übergebende Stelle, und zwar unter den gleichen Bedingungen wie bisher schon in § 10 Abs. 1 KAO. Zusätzlich geht künftig der Antrag auf Verkürzung ans Diözesanarchiv statt direkt an den Ordinarius. Das Archiv prüft den Antrag dann auch; der Ordinarius und die anbietenden Stellen ohne Anbietungspflicht können dem Archiv die Entscheidung über die Verkürzungsanträge ganz oder teilweise delegieren.

Kleinere relevante Änderungen

• Priorität eigener Archive: Bislang ist die Einrichtung eines eigenen Archivs und die Übergabe ans Diözesanarchiv gleichwertig; in der neuen Fassung soll das einrichtungseigene Archiv der Regelfall werden, die Übergabe ans Diözesanarchiv oder ein anderes Archiv nur in begründeten Fällen erfolgen.
• Bisher hieß es, dass das Diözesanarchiv die Aufsicht über zugeordnete kirchliche Archive hat. Hier wurde klargezogen, dass das Archiv keine Aufsicht im kirchenrechtlichen Sinn wahrnehmen kann, daher soll künftig von »Beratung« die Rede sein. Eine Öffnungsklausel für diözesane Bestimmungen dazu wird angesichts der »komplexen Rechtslage in den Diözesen« ergänzt. (Streng genommen ist die unnötig, weil es sich um ein diözesanes Gesetz handelt, diözesane Regelungen also auch ohne diese Öffnungsklausel möglich wären – im Zuge der Vereinheitlichung unter den Diözesen ist sie aber sinnvoll, da so eigenständige Regelungen in den diözesanen KAOs vorgebeugt wird.)
• Zur Aufgabe der Öffentlichkeitsarbeit in § 5 Abs. 4 KAO soll zusätzlich die Aufgabe der Bildungsarbeit erwähnt werden.
• Eine ausdrückliche Regelung in § 6 Abs. 11 KAO geht auf Unterlagen ein, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind. Diese können dennoch dem Archiv angeboten werden – das dürfte insbesondere für die besonders langen neu eingeführten Aufbewahrungspflichten in der Jugendhilfe in § 9b SGB VIII hilfreich sein, wenn solche Unterlagen den Archivprofis übergeben werden können. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit bleibt in diesem Fall bei der abgebenden Stelle.
• Anbietungspflicht: § 6 Abs. 1 KAO zur Anbietung soll analog zu § 4 Abs. 1 Hessisches Archivgesetz geregelt werden. Explizit soll künftig eine Anbietungsliste angefertigt werden.
• Dokumentenmanagementsysteme: Bei der Einführung und Änderung technischer Systeme zur Erstellung und Speicherung digitaler Unterlagen muss das zuständige Archiv beteiligt werden. Dieser Begriff lässt laut den Anmerkungen offen, »ob es sich um ein In-Kenntnis-Setzen, ein Benehmen oder ein Einvernehmen zwischen kirchlichem Archiv und Rechtsträger handelt«.
• Laufend aktualisierte digitalisierte Unterlagen: Hier soll in mit dem Archiv festgelegten Intervallen angeboten werden; die Anmerkungen sprechen von Fachdatenbanken als Beispiel und nennen in Anführungszeichen »Screenshots« als Methode. Bei der angekündigten kommentierenden Erläuterung dürfte interessant sein, ob flüchtige Social-Media-Formate wie Stories im Blick sind.

Fazit

Die Änderungen wirken durchdacht und dank der Erläuterungen werden zumindest den am Anhörungsverfahren Beteiligten die Gedanken hinter den Regelungen verständlicher gemacht.

Beim Umgang mit personenbezogenen Daten wird der Spagat deutlich, einerseits Betroffenenrechte wahren zu müssen, andererseits eine lückenlose Überlieferung sicherzustellen – besonders, was unrechtmäßig vorhandene Daten angeht. Bei diesen Regelungen könnte noch einiges geschehen – etwa dann, wenn vergleichbare Regelungen in staatlichen Archivgesetzen vom EuGH mit der DSGVO abgeglichen werden sollten. Die in den Erläuterungen aufgeführte differenzierte Diskussion deutet an, dass auch für den Gesetzgebungsprozess das letzte Wort wohl noch nicht gesprochen ist.

Sehr gut ist die Anpassung der Schutzfristen an staatliche Regelungen. Insbesondere der geplante Wegfall des besonderen Schutzes bischöflicher Akten ist lange überfällig.

Aus dem Anhörungsverfahren des KDG kann man ableiten, wie es jetzt weitergehen könnte: Beim kirchlichen Datenschutzrecht endete die Anhörungsfrist am 31. Januar 2025, im Herbst wurden das KDG und die KDG-DVO durch die Vollversammlung des KDG beschlossen, im Dezember die Beschlusstexte veröffentlicht. Am 1. März 2026 traten KDG und KDG-DVO dann als Diözesangesetze in Kraft. Bei einer vergleichbaren Zeitschiene könnte die novellierte KAO damit Anfang 2027 beschlossen werden und im Sommer 2027 in Kraft treten.