Die katholische Kirchliche Archivordnung (KAO) wird gerade novelliert. Was nicht zur Debatte steht: Archivierung soll auch künftig als Löschungssurrogat gelten. Das heißt: Wo datenschutzrechtliche Löschpflichten bestehen, kann eine Archivierung die Löschung ersetzen. Das ist praktisch – aber sind die unterschiedlichen Ziele von Archiv- und Datenschutzrecht so gut in Einklang gebracht?

Tanja Feuerpfeil spricht sich für eine sorgfältige Abwägung aus, wenn es wie geplant beim Archivieren als Löschungssurrogat bleiben soll. Der Kommentar spiegelt allein die Meinung der Verfasserin wider und stellt keine offizielle Stellungnahme des Bistums Würzburg dar.

Was täten Heimatpfleger, Ahnenforscher, Historiker ohne kirchliche Archive? Hier öffnen archivarisch aufbereitete Unterlagen das Fenster zu Informationen vergangener Jahre, Jahrzehnte, Jahrhunderte.

Setzt man allerdings die Datenschutzbrille auf, könnte man sich fragen: Da sind Vorgänge und Unterlagen mit personenbezogenen Daten enthalten, die unter dem Gesichtspunkt der Datensparsamkeit und -minimierung schon längst hätten vernichtet werden müssen. Wie passt das zusammen?

Die Antwort lautet: „Löschungssurrogat“. Unterlagen in einem Archiv, egal ob kirchlich oder staatlich, werden so behandelt, als wären sie vernichtet worden.

Diese Fiktion kann nur funktionieren, wenn sie die Wirklichkeit von tatsächlich vernichteten Unterlagen so weit wie möglich abbildet. Das Archivrecht, kirchlich wie staatlich, hat daher geeignete Maßnahmen festgelegt:

Zum einen haben Archive sehr strenge Auflagen zur physischen Sicherung der Unterlagen.

Zum anderen wird der Zugriff auf die Unterlagen durch sogenannte Schutzfristen rechtlich eingeschränkt. Vor deren Ablauf dürfen die Unterlagen und enthaltenen Informationen nicht verwendet werden außer zur archivarischen Bewahrung und Erschließung. Diese Schutzfristen sind bewusst sehr lange gewählt, so dass die betroffenen Personen mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit bereits verstorben sind und auch die postmortalen Persönlichkeitsrechte grundsätzlich nicht mehr berücksichtigt werden müssen.

So wurde sehr geschickt der Konflikt zwischen Aufbewahrungsinteresse der Archive und Persönlichkeitsrechten der betroffenen Personen aufgelöst.

Allerdings gibt es Ausnahmen. So können die archivischen Schutzfristen verkürzt werden, wenn schwerwiegende Interessen dem Interesse am Schutz der Persönlichkeitsrechte vorgehen. Dabei kann es sich um öffentliche oder kirchliche Interessen oder Interessen an zeitgenössischer wissenschaftlicher Forschung handeln.

Zudem soll es unter bestimmten Voraussetzungen möglich sein, dass derjenige, der Unterlagen an das Archiv gibt, weiterhin auf diese Unterlagen zugreifen kann, auch wenn sie sonst wie Archivgut behandelt werden. Was auf den ersten Blick naheliegend wirkt, bedeutet konsequent zu Ende gedacht, dass von Löschen keine Rede mehr sein kann. Die Unterlagen werden lediglich woanders aufbewahrt, sind aber sehr wohl noch verfügbar.

Wie nun, wenn diese Ausnahmen häufiger, gar zur Regel werden? Aus Datenschutzsicht stellt sich dann die provokante Frage:

Es ist nachvollziehbar, dass wissenschaftliche Forschung es kaum erwarten kann, die in ein Archiv überführten Unterlagen wissenschaftlich auszuwerten. Es ist auch nachvollziehbar, dass Missbrauchsaufarbeitung nicht warten kann, bis alle Beteiligten verstorben sind – insbesondere nicht, wenn kirchliche Archive relevante Unterlagen und Informationen bieten können, während Vergleichbares beispielsweise in Politik oder Sport mangels adäquater archivrechtlicher Regelungen physisch vernichtet wurde.

Es ist andererseits aber ebenso nachvollziehbar, dass das Vertrauen in den archivischen Schutz von Unterlagen schwindet, wenn nach Abgabe ins Archiv zu erwarten ist, dass die Unterlagen bereits nach kurzer Zeit per Schutzfristverkürzung zur Verfügung gestellt werden. So mancher Datenverantwortliche wird sich die Frage stellen, ob es dann nicht verantwortungsvoller ist, die Unterlagen zum Schutz der betroffenen Personen ohne Anbietung ans Archiv physisch zu vernichten.

Das muss miteinander in Einklang gebracht werden.

Aus Sicht der Verfasserin kann das Vertrauen in den archivischen Schutz nur gewährleistet sein, wenn das Einhalten von Schutzfristen strikter Standard bleibt. Schutzfristverkürzungen müssen auf enge und klar definierte Tatbestände reduziert bleiben. Auch der Zugriff durch Datenverantwortliche, die Unterlagen an das Archiv abgeben, muss auf klar definierte Tatbestände reduziert sein, die mit der Eigenschaft von Archivgut auch wirklich vereinbar sind. Genauso muss der Zugriff durch oder im Auftrag des Ortsordinarius archivrechtlich streng definiert und reglementiert bleiben.

Medialer Druck muss zu nachvollziehbaren, transparenten und rechtsstaatlichen Regelungen führen statt zu willkürlichen Entscheidungen in die eine oder andere Richtung.

Nur dann kann man auch als Datenschützer guten Gewissens das Konstrukt des Löschungssurrogates als solches anerkennen.