Katholische Personalaktenordnung veröffentlicht

Die lange erwartete kirchliche Personalaktenordnung ist da. Schon im September wurde bei der Vollversammlung der Deutschen Bischofskonferenz angekündigt, dass sie zum 1. Januar 2022 in Kraft treten soll, wieder im Rahmen einer parallelen Gesetzgebung der deutschen Diözesanbischöfe.

Ein geöffneter Aktenschrank mit Karteikärtchen
So dürfen Personalakten gemäß PAO sicher nicht gelagert werden. (Symbolbild, Photo by Maksym Kaharlytskyi on Unsplash)

Den Auftakt hat nun der DBK-Vorsitzende in seinem Bistum gemacht: Im aktuellen Amtsblatt (November) ist die „Ordnung über die Führung von Personalakten und Verarbeitung von Personalaktendaten von Klerikern und Kirchenbeamten“ veröffentlicht. Einen allgemeinen Überblick habe ich auf katholisch.de veröffentlicht; interessant sind darüber hinaus auch einige Besonderheiten im Kontext des kirchlichen Datenschutzes.

Persönlichkeitsrechte zentral

Schon die Präambel betont Vertraulichkeit, Wahrung der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte. Explizit klärt die Ordnung das Verhältnis zum KDG, zur KDG-DVO und zur KAO, die angewendet werden, »soweit sich aus dieser Ordnung nichts Abweichendes ergibt« (§ 2 PAO) – mit Blick auf das KDG ist das rein deklaratorisch, gemäß § 2 Abs. 2 KDG gehen Spezialgesetze dem Datenschutzgesetz ohnehin vor. Wörtlich bis auf Satzbau übernommen wird die Begriffsdefinition zur »Verarbeitung« (§ 3 lit e) PAO und § 4 Nr. 3 KDG), § 3 Abs. 3 PAO setzt klar fest, dass die Diözese Verantwortlicher im Sinne des KDG ist – auch das alles deklaratorisch.

Unspektakulär sind auch die Maßgaben zur Vertraulichkeit, Verschwiegenheit und technischen und organisatorischen Maßnahmen, die sich durch die Ordnung ziehen (etwa § 5 Abs. 2 PAO). Zu diskutieren wäre, wie § 5 Abs. 3 PAO auszulegen ist: »Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bedienstete nur verarbeiten, soweit dies für die Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen, insbesondere zum Zwecke der Personalplanung und des Personaleinsatzes erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder die Einwilligung des Bediensteten vorliegt« – schließt das die Anwendung anderer Rechtsgrundlagen aus dem KDG für die Verarbeitung von Personalakten aus?

Unklarheiten bei Betroffenrechten

Interessant ist die Frage nach Betroffenenrechten: Geregelt werden die Einsichtsrechte der betroffenen Person, von der die Akte handelt (§ 13 PAO, Recht auf Akteneinsicht). Hier wird im Vergleich zu den datenschutzrechtlichen Betroffenenrechten ein strengerer Standard gesetzt: »Die Einsicht in die Personalakte darf zum Ausschluss von Manipulationen nur unter Aufsicht erfolgen. Soweit dienstliche Gründe dem nicht entgegenstehen, können Auszüge, Abschriften oder Ausdrucke gefertigt werden.«

Geregelt wird außerdem die Auskunft an Dritte (§ 15 PAO), bei der ausdrücklich eine Akteneinsicht ausgeschlossen wird. Zulässig ist die Auskunft ohne Einwilligung der betroffenen Person, »wenn dies zwingend erforderlich ist a) für die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder b) für den Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen der oder des Dritten. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Bediensteten schriftlich mitzuteilen« (§ 13 Abs. 1 PAO). Das geforderte höherrangige Interesse »besteht insbesondere dann, wenn der Dritte glaubhaft macht, dass der Bedienstete Handlungen nach dem 13. Abschnitt des Besonderen Teils des Strafgesetzbuches begangen hat und der Dritte als Betroffener der Straftat oder dessen Angehörige ersten Grades auf konkrete Anfragen hin Auskunft begehren«, außerdem bei Anfragen zur Plausibilitätsprüfung nach Nr. 20 der »Ordnung für den Umgang mit sexuellem Missbrauch Minderjähriger und schutz- oder hilfebedürftiger Erwachsener durch Kleriker und sonstige Beschäftigte im kirchlichen Dienst«.

Unklar ist das Verhältnis zu den Betroffenenrechten aus dem KDG – ersetzt § 15 PAO die Auskunftsrechte aus § 17 KDG? Oder kommen die datenschutzrechtlichen Auskunftsrechte – die deutlich großzügiger sind – dazu? Eine Verbesserung ist sicherlich, dass die Personalakten einige Bestände umfassen – etwa über kirchenrechtliche Voruntersuchungen und Urteile –, die bisher wohl lediglich im bischöflichen Geheimarchiv waren. Hier gab es schon Beschwerden von Missbrauchsbetroffenen, dass ihnen Auskunft mit Verweis aufs Geheimarchiv verweigert wurde – ob das nun über § 15 PAO oder § 17 KDG besser wird, wird sich zeigen. Vor allem deshalb, weil gar nicht explizit aus der Ordnung zu lesen ist, ob die Geheimarchivierungspflicht aufgehoben ist oder nicht mehr eingehalten wird.

Neuer Rechtsweg zum Datenschutzgericht?

§ 21 PAO regelt den Rechtsweg bei Streitigkeiten und legt fest, dass »Individualrechte im Sinne dieser Ordnung, unbeschadet der Möglichkeit der Verwaltungsbeschwerde (hierarchischer Rekurs), bei den kirchlichen Gerichten in Datenschutzangelegenheiten geltend gemacht werden« können. Die Kirchliche Datenschutzgerichtsordnung legt in § 2 Abs. 1 KDSGO die Zuständigkeit der kirchlichen Datenschutzgerichte neben der Überprüfung von Entscheiden der Datenschutzaufsichten für »gerichtliche Rechtsbehelfe der betroffenen Person gegen den Verantwortlichen oder den kirchlichen Auftragsverarbeiter« fest, ohne explizit und damit potentiell nicht ausschließlich auf das KDG zu verweisen – ist damit auch eine Zuständigkeit für die PAO eröffnet? Oder weist hier ein diözesanes Gesetz einer mit Mandat des Hl. Stuhls errichteten Gerichtsbarkeit eine Zuständigkeit zu, die sie nach ihrer Ordnung gar nicht hat, was wohl eher nicht geht?

Fazit

Das trockene Thema Personalakten kann man kaum hoch genug schätzen als Beitrag einer professionellen Verwaltung zur Prävention und Aufarbeitung von Missbrauch – insofern ist die Personalaktenordnung ein wesentlicher Schritt hin zu einer besseren kirchlichen Verwaltung.

Unklar ist allerdings (wieder einmal), wie genau sich das kirchliche Datenschutzrecht und das Spezialgesetz zueinander verhalten, trotz der expliziten Regelung in § 2 PAO. Gerade bei den Betroffenenrechten könnte das noch zu Konflikten führen. Immerhin: Die können laut PAO jetzt schon vor einem kirchlichen Verwaltungsgericht geklärt werden. Wenn es denn wirklich zuständig ist.

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