Kirchliche Archive bewahren ausgewählte Zeugnisse des Lebens und Wirkens der Kirche und ihrer Einrichtungen. Sie machen Entscheidungen, Entwicklungen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar. Viele dieser Unterlagen enthalten personenbezogene Daten, weil kirchliche Arbeit mit Menschen geschieht. Für Einzelne kann die erhaltene Überlieferung von erheblicher Bedeutung sein.

Eine ehemalige Heimbewohnerin sucht beispielsweise nach Unterlagen über ihre Kindheit. Sie möchte verstehen, was damals geschehen ist, Entscheidungen nachvollziehen und möglicherweise Ansprüche geltend machen. Der betreffende Bestand kann zugleich sensible Informationen über andere Kinder, Angehörige und Beschäftigte enthalten. Seine Vernichtung könnte wichtige Erkenntnisse unwiederbringlich beseitigen. Ein unbeschränkter Zugang könnte dagegen Rechte anderer Menschen verletzen.